Proforma Fatura Örneği: Alan Alan Açıklamalı Şablon

Proforma faturanın ne olduğunu biliyorsanız sıra pratiğe gelir: belge tam olarak neye benzemeli, hangi alanda ne yazmalı, göndermeden önce neleri kontrol etmeli? Aşağıda gerçekçi rakamlarla doldurulmuş bir yurt içi proforma fatura örneği, her bölümün tek tek açıklaması, ihracat için değişen alanlar ve 10 maddelik gönderim öncesi kontrol listesi var.

Yapıyı kopyalayıp Word/Excel dosyanıza uyarlayabilir ya da hesap kısmını hiç dert etmeden online teklif formu aracıyla üretebilirsiniz.

Örnek proforma fatura (yurt içi, ön ödemeli satış)

PROFORMA FATURA

Belge No: PF-2026-0041 · Tarih: 12.07.2026 · Geçerlilik: 19.07.2026

Satıcı: Sofrala Gıda Toptan San. Tic. Ltd. Şti. — Merkez Mah. Depo Sk. No: 12, İkitelli/İstanbul — Vergi D./No: Küçükçekmece / 1234567890 — Tel: (212) 000 00 00

Alıcı: Yılmaz Gıda Pazarlama — Çarşı Cad. No: 8, Bandırma/Balıkesir — Vergi D./No: Bandırma / 0987654321 — İlgili: Hasan Yılmaz

#	Ürün	Miktar	Birim Fiyat	KDV	Tutar
1	Salça (Teneke 18 kg)	10 teneke	1.240,00 ₺	%1	12.400,00 ₺
2	Yaprak Sarma Salamura (Koli)	5 koli	850,00 ₺	%1	4.250,00 ₺
3	Nohut 8 mm (Çuval 25 kg)	2 çuval	1.975,00 ₺	%1	3.950,00 ₺
4	Baldo Pirinç (Koli 10×1 kg)	3 koli	1.150,00 ₺	%1	3.450,00 ₺

Ara Toplam: 24.050,00 ₺ İskonto (%5): −1.202,50 ₺ KDV Matrahı: 22.847,50 ₺ KDV (%1): 228,48 ₺ GENEL TOPLAM: 23.075,98 ₺

Ödeme: %50 avans, bakiye sevkiyattan önce — IBAN: TR00 0000 0000 0000 0000 0000 00 (Sofrala Gıda Ltd.) Teslim: Ödemeyi takip eden 3 iş günü içinde, depo teslim. Nakliye alıcıya aittir. Not: Fiyatlar geçerlilik tarihine kadar sabittir; stoklarla sınırlıdır. Bu belge mali değer taşımaz; resmi fatura sevkiyatla birlikte düzenlenir.

Kaşe / İmza

Alan alan açıklama

Belge numarası (PF-2026-0041). Yasal zorunluluk değil, iç düzen meselesi. "PF" öneki proformayı teklif serinizden (TKF) ve resmi fatura serinizden ayırır; yıl + dört haneli sıra, telefonda "0041 numaralı proforma" diye konuşabilmenizi sağlar. Excel'de teklif kovalayan işletmelerde en çok kaybolan bilgi budur.

Tarih ve geçerlilik. Proformanın en kritik ikilisi. Kur ve zam dönemlerinde geçerliliği 5-7 günden uzun tutmayın; süresi geçmiş proformadan mal isteyen müşteriyle yaşanacak tartışma, bu tek satırla önlenir. Geçerlilik dolduysa ve fiyat değiştiyse yeni numarayla yeni proforma kesin — eskisinin üzerini elle düzeltmeyin.

Taraf bilgileri. Vergi dairesi ve numarası iki taraf için de yazılmalı; kurumsal alıcının muhasebesi bu bilgiler eksikse belgeyi geri gönderir. "İlgili kişi" satırı büyük organizasyonlarda belgenin masada kaybolmasını önler.

Kalem tablosu. Ürün adını kataloğunuzdaki resmi adıyla yazın: "salça" değil, "Salça (Teneke 18 kg)". Birim sütunu toptan ticaretin sigortasıdır — koli mi, teneke mi, çuval mı, koli içi kaç adet? Yanlış anlaşılmaların bir numaralı kaynağı burasıdır. KDV oranını kalem bazında gösterin; aynı belgede %1 gıda ile %20 ambalaj yan yana gelebilir.

İskonto satırı. İskontoyu birim fiyatların içine gömmek yerine ayrı satırda gösterin: müşteri indirimi görür, pazarlık ihtiyacı azalır, siz liste fiyatınızı korursunuz. Birden fazla iskonto varsa (bayi + kampanya) her birini ayrı satırda gösterin — %10+%5'in neden %15 olmadığını açıklamak zorunda kalmazsınız; ardışık iskonto hesabı burada.

KDV matrahı. KDV, iskonto düşüldükten sonraki tutardan hesaplanır. Örnekte: 24.050,00 − 1.202,50 = 22.847,50 ₺ matrah; %1 KDV = 228,48 ₺. En sık hesap hatası, KDV'yi iskontosuz ara toplamdan hesaplamaktır — müşteriden fazla KDV istemiş olursunuz.

Ödeme ve teslim koşulları. Proformayı tekliften ayıran bölüm burasıdır. IBAN, avans oranı, bakiye zamanı ve teslim süresi net yazılmalı. "Ödeme görülünce resmi fatura kesilir, mal çıkar" akışının tamamı bu üç satıra dayanır. Nakliyenin kime ait olduğunu yazmayı unutmayın.

Mali değer notu. "Bu belge mali değer taşımaz; resmi fatura sevkiyatla birlikte düzenlenir." — hem sizi hem alıcının muhasebesini korur, belgenin yanlışlıkla kayda alınmasını önler.

İhracat proforması: neler değişir?

Yurt dışı satışta proforma standart belge hâline gelir ve birkaç alan eklenir:

Alan	Yurt içi	İhracat
Dil	Türkçe	İngilizce ("PROFORMA INVOICE")
Para birimi	₺	USD/EUR — kur şerhi ile
Teslim şekli	"Depo teslim" yeterli	Incoterms zorunlu: EXW, FOB, CIF...
Ek alanlar	—	Menşe ülkesi, GTİP kodu, brüt/net ağırlık, ambalaj adedi
Banka	IBAN	SWIFT/BIC + muhabir banka
Kullanım	Ön ödeme çağrısı	Akreditif açılışı, gümrük ve banka dosyası

İhracat proforması, alıcının ülkesindeki gümrük ve banka tarafından okunacağı için kalem adlarını İngilizce ve GTİP koduyla yazmak süreci ciddi hızlandırır.

Göndermeden önce: 10 maddelik kontrol listesi

1. "PROFORMA FATURA" ibaresi belgenin tepesinde mi?
2. Belge numarası verildi mi, seri düzeninize uygun mu?
3. Geçerlilik tarihi yazıldı mı ve gerçekçi mi?
4. İki tarafın vergi dairesi/numarası tam mı?
5. Her kalemde birim ve koli içi adet net mi?
6. İskonto ayrı satırda ve doğru sırada mı?
7. KDV, iskontolu matrahtan mı hesaplandı?
8. IBAN doğru mu — hesap adı firma unvanıyla aynı mı?
9. Teslim süresi ve nakliye sorumluluğu yazıldı mı?
10. "Mali değer taşımaz" notu var mı?

Şablonu nasıl kullanmalı?

Yukarıdaki yapıyı Word ya da Excel'e bir kez kurarsanız çalışır — ta ki kalem sayısı artana, iskonto oranı değişene ya da KDV'si farklı ürünler aynı belgeye girene kadar. O noktada her belge 20-30 dakikalık hesap ve hizalama işine dönüşür; Word şablonunun tuzaklarını burada anlattık.

Pratik alternatif: ücretsiz teklif formu aracı kalemleri girdiğinizde ara toplamı, iskontoyu ve KDV'yi doğru sırayla otomatik hesaplar; çıktıyı PDF olarak indirirsiniz. Kataloğunuz sistemde yüklüyse ürün adları da fiyatlarıyla birlikte gelir — bu da TeklifTamam'ın işi: ürün adını yazarsınız, kalem fiyatıyla düşer, 20 kalemlik proforma 2 dakikada çıkar.

---

TeklifTamam, toptancılar için teklif hazırlama programıdır. Ürünleri yazın, katalogla eşleşsin, dakikalar içinde PDF çıksın. Demo talep edin.