Proforma Fatura Nedir? Teklifle Farkı ve Ne Zaman Kesilir

Toptan ticarette gün içinde en çok duyulan iki belge adı: teklif ve proforma fatura. İkisi de "satıştan önce" düzenlenir, ikisi de fiyat içerir — bu yüzden sık karıştırılır. Üstüne bir de resmi fatura eklenince üçlü birbirine girer: hangisi bağlayıcı, hangisi vergiye tabi, hangisiyle ödeme istenir?

Bu yazıda üç belgeyi netleştiriyor, proformanın tam olarak ne zaman ve nasıl kullanıldığını gerçek bir toptan satış senaryosu üzerinden adım adım gösteriyoruz.

Proforma fatura nedir?

Proforma fatura, satış gerçekleşmeden önce düzenlenen, mali değeri olmayan ön faturadır. Latince "pro forma" (şeklen, biçim gereği) ifadesinden gelir: biçim olarak faturaya benzer ama fatura değildir. Alıcıya "anlaşırsak faturanız böyle görünecek" der — ürünler, miktarlar, birim fiyatlar, KDV, teslim ve ödeme koşulları tek belgede özetlenir.

Kritik nokta şu: proforma fatura resmi fatura değildir.

• KDV beyanı doğurmaz, vergi matrahına girmez.
• e-Fatura / e-Arşiv sistemine kaydedilmez; GİB nezdinde karşılığı yoktur.
• Muhasebe kaydı gerektirmez; yasal saklama zorunluluğu yoktur.
• Sevk irsaliyesi yerine geçmez; mal, proforma ile sevk edilmez.
• Üzerine mutlaka "PROFORMA FATURA" ibaresi yazılır ki resmi faturayla karışmasın.

Satış kesinleştiğinde, sevkiyatla birlikte ayrıca resmi fatura düzenlenir. Proforma, o resmi faturanın provasıdır.

Üç belge yan yana: teklif, proforma, resmi fatura

	Fiyat teklifi	Proforma fatura	Resmi fatura
Aşama	Pazarlık / fiyat sorma	Anlaşma büyük ölçüde tamam	Satış gerçekleşti
Amaç	"Bu fiyata satarım"	"Ödeme öncesi son durum bu"	Satışın yasal belgesi
Mali değer	Yok	Yok	Var — KDV tahakkuk eder
e-Fatura/e-Arşiv	Girmez	Girmez	Zorunlu (mükellefse)
İçerik	Fiyat + geçerlilik	Fiyat + teslim, ödeme, banka bilgileri	Yasal zorunlu alanların tamamı
Sonraki adım	Pazarlık ya da sipariş	Ödeme → resmi fatura	Sevkiyat / tahsilat takibi

Akış çoğu işletmede şöyle işler:

1. Müşteri fiyat sorar → teklif gönderilir.
2. Müşteri "tamam" der; belki bir tur iskonto pazarlığı yapılır.
3. Ön ödeme isteniyorsa → proforma fatura kesilir; banka bilgileri ve ödeme koşulları eklenir.
4. Ödeme gelir → resmi fatura düzenlenir, mal sevk edilir.

Küçük hacimli işlerde 2. ve 3. adım birleşir; birçok toptancı teklif belgesini proforma yerine de kullanır. Pratikte sorun çıkarmaz — yeter ki belgede ne yazdığı ve hangi koşulla geçerli olduğu net olsun.

Gerçek bir senaryo üzerinden

Bandırma'daki Yılmaz Gıda, İstanbul'daki toptancısı Sofrala Gıda'ya WhatsApp'tan yazar: "10 teneke salça, 5 koli yaprak, 2 çuval nohut — fiyat?"

• Pazartesi 09:40 — Sofrala, üç kalemlik bir teklif gönderir: 24.050,00 ₺ + KDV, geçerlilik 5 gün. Bu aşamada hiçbir bağlayıcılık ve vergisel işlem yoktur.
• Pazartesi 14:00 — Yılmaz Gıda "%5 kırarsan bugün geçiyorum" der. Anlaşılır.
• Pazartesi 14:30 — Sofrala ilk kez çalıştığı bu müşteriden ön ödeme ister ve proforma fatura keser: iskontolu tutar, KDV, IBAN, "%50 avans, bakiye sevkiyat öncesi" koşulu. Hâlâ vergisel işlem yoktur.
• Salı 10:00 — Avans hesaba düşer. Sofrala resmi e-faturayı düzenler, malı sevk irsaliyesiyle yola çıkarır. Vergisel süreç bu anda başlar.

Üç belge, üç ayrı iş görür: teklif fiyatı satar, proforma ödemeyi güvenceye alır, resmi fatura devlete ve muhasebeye konuşur.

Proforma fatura ne zaman kesilir?

• Ön ödemeli satış: Alıcı ödemeyi proformaya göre yapar; ödeme görülünce resmi fatura kesilir. Yeni ya da riskli müşterilerle en güvenli çalışma biçimidir.
• İhracat: Yurt dışı alıcı; banka transferi, akreditif (L/C) açılışı ve gümrük hazırlıkları için proforma ister. Uluslararası ticarette standart belgedir; genellikle İngilizce düzenlenir, teslim şekli (Incoterms: EXW, FOB, CIF...) mutlaka yazılır.
• Kurumsal bütçe onayı: Alıcının satın alma birimi, iç onay ve ödeme talimatı süreci için resmi olmayan ama tam detaylı bir belge ister.
• Bankaya ibraz: Alıcının kredi/finansman başvurusunda, satın alınacak malın tutarını belgelemek için.

Hukuki niteliği: bağlayıcı mı?

Proforma fatura vergi hukuku açısından yok hükmündedir ama borçlar hukuku açısından bir icap (öneri) niteliği taşıyabilir: alıcı, proformadaki koşulları kabul edip ödemeyi yaparsa, satıcının belirtilen koşullarda satma yükümlülüğü ticari teamül olarak doğar. Bu yüzden:

• Fiyatın geçerli olduğu süreyi mutlaka yazın.
• Stok ve kur şerhi ekleyin: "Fiyatlar stoklarla sınırlıdır; kur kaynaklı maliyet değişimlerinde güncellenebilir."
• Vermek istemediğiniz taahhüdü proformaya yazmayın — yazdıysanız arkasında durun.

Belge düzenleme yükümlülükleri ve vergisel düzenlemelerin güncel hâli için resmî kaynak her zaman Gelir İdaresi Başkanlığı'dır; tereddütlü durumlarda mali müşavirinize danışın.

Proforma faturada neler bulunmalı?

• "PROFORMA FATURA" başlığı, belge numarası (ör. PF-2026-0041) ve tarih
• Satıcı ve alıcı bilgileri (unvan, adres, vergi dairesi/no)
• Kalemler: ürün adı, miktar, birim, birim fiyat, KDV oranı
• Ara toplam, iskonto, KDV tutarı ve genel toplam
• Geçerlilik süresi
• Ödeme koşulları ve banka bilgileri (IBAN)
• Teslim şekli ve süresi; ihracatta Incoterms
• "Bu belge mali değer taşımaz" notu

Alan alan doldurulmuş tam bir örnek için: proforma fatura örneği.

Sık yapılan hatalar

1. Proformayı resmi fatura sanmak. Proforma ile mal sevk edip resmi faturayı atlamak, vergi tarafında ciddi sorun doğurur. Proforma hiçbir zaman faturanın yerine geçmez.
2. "PROFORMA" ibaresini yazmamak. İbaresiz belge, alıcının muhasebesinde resmi fatura sanılıp kayda alınmaya çalışılır; iki tarafa da iş çıkar.
3. Geçerlilik süresi yazmamak. Süresiz proforma, aylar sonra eski fiyattan mal isteme tartışmasıyla geri döner.
4. KDV'yi iskontodan önce hesaplamak. KDV her zaman iskonto düşülmüş matrahtan hesaplanır; sıralamanın detayı burada.
5. Toplamları elle hesaplamak. 20-30 kalemlik proformada hesap makinesi turu, en sık hata kaynağıdır.

Son maddenin kestirme çözümü var: ücretsiz teklif formu aracıyla kalemleri girin, ara toplam-iskonto-KDV otomatik hesaplansın; çıktıyı ister teklif ister proforma başlığıyla kullanın.

Özet

• Proforma fatura = mali değeri olmayan ön fatura; niyeti belgeler, satışı değil.
• Teklif pazarlık aşamasının, proforma anlaşma sonrası ödeme aşamasının belgesidir; resmi fatura ise satışın kendisidir.
• En yaygın kullanım: ön ödemeli satış ve ihracat.
• Geçerlilik süresi, "PROFORMA" ibaresi ve doğru KDV sırası — üç vazgeçilmez.

---

TeklifTamam, toptancılar için teklif hazırlama programıdır: ürün adlarını art arda yazarsınız, kataloğunuzdan fiyatıyla gelir, dakikalar içinde PDF teklif ya da proformaya dönüşür. Demo talep edin, kendi ürün listenizle gösterelim.