Word’de teklif formu nasıl hazırlanır?

A4 dikey sayfada üstte antet tablosu (logo + firma bilgileri + teklif no/tarih/geçerlilik), altında alıcı bilgileri, ortada kalem tablosu (ürün, miktar, birim, birim fiyat, KDV, tutar), sağ altta toplam bloğu, en altta koşullar ve imza alanı kurulur. Dosya .dotx şablon olarak kaydedilir, her teklif bu şablondan açılır.

Word teklif şablonu neden bozulur?

En yaygın üç sebep: tablo genişliklerinin sabitlenmemesi (yeni satır sütunları kaydırır), metin kutusu kullanımı (hizalama farklı bilgisayarlarda dağılır) ve dosyanın şablon yerine kopyala-yapıştır ile çoğaltılması (eski bilgiler yeni teklife taşınır).

Teklifi Word mü PDF mi göndermeli?

Her zaman PDF. Word dosyası karşı tarafta farklı fontla açılıp düzeni bozulabilir ve alıcı rakamları değiştirebilir. Word yalnızca hazırlama aracıdır; gönderim formatı PDF olmalıdır.

Teklif Formu Word Şablonu Nasıl Hazırlanır? (+ Online Alternatif)

Word hâlâ en yaygın teklif aracı: herkeste var, çıktısı düzgün, logo eklemek kolay. Sorun Word'ün kendisi değil, şablonun yanlış kurulması — bozulan tablolar, elle yapılan hesaplar, sürüm karmaşası. Bu yazıda sıfırdan sağlam bir Word teklif formu kuruyoruz: sayfa düzeninden .dotx şablon kaydına, PDF ayarlarından ekip kullanımına. Sonda da Word'ün tıkandığı nokta ve alternatifi var.

Adım adım: Word'de teklif formu

1. Sayfa düzeni

A4 dikey; kenar boşlukları her yönden 2 cm (Düzen → Kenar Boşlukları). Yazı tipini tek ailede tutun — Calibri ya da Segoe UI, gövde 10-11 pt. Başlıkta en fazla iki boyut kullanın (ör. 16 pt başlık, 11 pt gövde). Renk olarak kurumsal renginiz + siyah yeter; üçüncü renk profesyonelliği düşürür.

2. Antet (üst blok)

Metin kutusu kullanmayın — farklı bilgisayarlarda kayar. Bunun yerine kenarlıksız 2 sütunlu tablo:

Sol hücre: logo + firma unvanı, adres, vergi dairesi/no, telefon, e-posta
Sağ hücre (sağa hizalı): "FİYAT TEKLİFİ" başlığı, Teklif No, Tarih, Geçerlilik

Teklif numarası için bir seri kurun (TKF-2026-0107); geçerlilik alanını asla boş bırakmayın.

3. Alıcı bilgileri

Antetin altına tek satırlık blok: alıcı unvanı, ilgili kişi, vergi dairesi/no. Kurumsal alıcının muhasebesi bu alanlar eksikse belgeyi geri yollar.

4. Kalem tablosu

Ekle → Tablo. Sütunlar: sıra, ürün/hizmet, miktar, birim, birim fiyat, iskonto %, KDV %, tutar.

Kritik ayarlar:

Tabloyu seçin → Tablo Özellikleri → "İçeriğe göre otomatik boyutlandır" kapalı, sütun genişlikleri sabit. Yeni satır eklemek düzeni bozmasın.
Başlık satırını seçin → Tablo Özellikleri → Satır → "Her sayfanın başında başlık satırını yinele" açık. Çok kalemli teklif ikinci sayfaya taşarsa başlıklar kaybolmasın.
Rakam sütunları sağa hizalı; Türkçe sayı biçimi (1.234,56 ₺).
Ürün adında birimi netleştirin: "Makarna 500 g (Koli 20'li)".

5. Toplam bloğu

Kalem tablosunun altına, sağa dayalı küçük bir tablo: ara toplam → genel iskonto → KDV matrahı → KDV → genel toplam (kalın). Sıra önemli; KDV her zaman iskontodan sonra hesaplanır — sıralamanın mantığı ve formüller burada.

Word formül bilmez; bu rakamların hepsi elle girilir. Riskin büyüğü de burasıdır (aşağıda geleceğiz).

6. Koşullar ve imza

Ödeme şekli, teslim süresi, nakliye sorumluluğu, stok/kur şerhi. En alta kaşe-imza alanı ve iletişim satırı. Hazır alan listesi için: kopyalanabilir boş teklif formu.

7. Şablon olarak kaydedin: .dotx

En çok atlanan adım. Dosya → Farklı Kaydet → tür: Word Şablonu (.dotx). Artık şablona çift tıkladığınızda Word yeni, isimsiz bir belge açar — eski teklifin üzerine yazma riski biter. "teklif_yilmaz_SON_v3_YENI.docx" karmaşasının panzehiri budur.

8. PDF'e doğru aktarın

Dosya → Farklı Kaydet → PDF; ya da Dışa Aktar. İki kontrol: "Yazdırma için en uygun" seçili olsun (netlik) ve gönderme öncesi PDF'i açıp tabloların taşmadığına bakın. Müşteriye asla .docx göndermeyin — düzen karşı tarafta bozulabilir ve rakamlar değiştirilebilir.

Ekipçe kullanım: iki kural

Şablon tek bir yerde dursun (ortak klasör), herkes aynı .dotx'ten açsın. Kişisel masaüstü kopyaları iki haftada üç farklı şablon üretir.
Dosya adlandırmayı standartlayın: TKF-2026-0107_YilmazGida.pdf. Ay sonunda teklif geçmişini klasörden okuyabilmelisiniz.

Word şablonunda sık yapılan 5 hata

Hesapların elle yapılması. Her tutar, iskonto ve KDV hesap makinesinden geçer; tek tuş hatası teklifi yanlış gönderir. Word'ün telafisi yok — kontrolü iki kez yapın.
Tablo genişliklerinin serbest bırakılması. Yeni satır tüm sütunları kaydırır (çözümü 4. adımda).
Kopyala-yapıştır çoğaltma. Önceki tekliften kopyalanan belgede geçerlilik tarihi ve müşteri adı eski kalır — en utandırıcı hata. Çözüm: .dotx şablon.
PDF'siz gönderim. Karşı tarafta font değişir, düzen dağılır.
Sürüm karmaşası. "SON_v3_YENI" dosya adları; hangi fiyatın güncel olduğu bilinmez. Fiyatlar değiştikçe Word dosyalarını güncellemek başlı başına iş yüküdür.

Word ne zaman yetmez?

Şu üçünden biri oluyorsa Word'ün sınırındasınız:

Günde birden çok teklif çıkarıyorsunuz ve her biri 10+ kalem.
Aynı ürünlerin fiyatları sık değişiyor; her teklifte güncel fiyatı hatırlamak/aramak gerekiyor.
Teklifi telefondan hazırlamanız gereken anlar var: depoda, yolda, müşteri başında.

Bu noktada sorun şablon değil, yöntem: fiyatların kafanızda/Excel'de, düzenin Word'de, hesabın hesap makinesinde olması. Üç aracın arasındaki kopyalama trafiği, hem zamanın hem hataların kaynağıdır.

Online alternatif

Ücretsiz teklif formu aracı Word şablonunun yerine geçer: kalemleri girersiniz, iskonto ve KDV doğru sırayla otomatik hesaplanır, çıktı her seferinde aynı düzende temiz bir PDF olur — telefondan da çalışır.

Fiyatları da hatırlamak istemiyorsanız TeklifTamam'a Excel ürün listenizi bir kez yüklersiniz; teklif yazarken ürün adını yazmanız yeter, fiyat katalogdan gelir, 20 kalemlik teklif 2 dakikada çıkar. Word'e dönüş bileti her zaman cebinizde — ama dönen pek olmuyor.

TeklifTamam, toptancılar için teklif hazırlama programıdır. Demo talep edin, 15 dakikada kendi ürünlerinizle gösterelim.

Sık sorulan sorular